1. О чем эта статья
2. Перенос данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1
3. Обмен ЗУП ERP, обмен ЗУП и КА
4. Настройка обмена по требованию Заказчика под особенности ведения учета в организации
1. О чем эта статья
В статистике интернет-запросов, которую ведут специалисты нашей организации, была отмечена популярность запроса «обмен ЗУП в ЗУП». Я попыталась проанализировать, что может интересовать пользователей, задающих этот запрос в интернет браузере. И попробовала прокомментировать то, что может включать в себя сервис, отвечающий данному запросу.
Может быть, в этом небольшом обзоре вы сможете найти ответы на свои вопросы. Либо же у вас появится желание обратиться к нашим специалистам за помощью.
Итак, что может включать в себя обмен между двумя зарплатными программами?
2. Перенос данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1
Начну, пожалуй, с самого популярного на сегодняшний день обмена. Это перенос данных из зарплатных программ, включающих в себя механизмы программы 1С:«Зарплата и управление предприятием 8, версии 2.5», которая вот уже на протяжении десяти лет удовлетворяет потребности пользователей в кадровом учете и расчете заработной платы, в новую, современную и стремительно развивающуюся 1С:«Зарплата и управление предприятием 8, версии 3.1», которая за сравнительно небольшое время существования переживает уже свою четвертую редакцию, постоянно совершенствуясь и преобразовываясь.
Не смотря на то, что задачи эти две программы выполняют по сути одни и те же, и данные на входе и выходе, в общем-то, ничем друг от друга не отличаются, но сами механизмы программ, их правила и методы принципиально различны. И чем больше разница, тем труднее выполнить перенос - привести данные «к общему знаменателю». Не только перенести всю информацию, накопленную годами, ничего не потеряв, но и заставить ее работать по-новому, решая новые задачи. То есть данные должны быть не только перенесены с помощью обмена, но и как-то преобразованы «по пути», чтобы новая версия программы смогла их понять и заставила работать правильно.
Именно по причине несоответствия новых и старых механизмов, в программе появилось два вида переноса (обмена) информацией. И это не потому что специалистам 1С лень разработать полный перенос информации, и они пошли по легкому пути, добавив в программу простой перенос, который не тянет за собой все документы с их движениями и видами начислений, как в полном. А потому что простой перенос реально способен облегчить участь Заказчика и Исполнителя при внедрении новой программы.
При этом предоставив им все необходимое для дальнейшего учета, начиная с любого периода в течении года. В составлении новой отчетности в новой программе, не утеряв и не исказив при этом ту часть отчетности, которая формировалась в старой.
Простой перенос превращает процесс внедрения в процесс настройки и освоения новых механизмов. В то время как полный перенос превращает процесс внедрения новой ЗУП 3.1 в процесс вычищения всего лишнего, что принес с собой полный перенос, процесс поиска и удаления дублей информации (виды начислений из старой программы добавляются к уже имеющимся в новой), процесс поиска и корректировок ошибок, возникающих из-за ошибок ведения учета в старой программе.
Некоторые из них тянутся еще из ЗиК 7.7, из-за разницы подходов и несовершенства искусственного интеллекта, который пытается преобразовать старые данные в новые. И тому подобное.
А цена вопроса? Основной аргумент представителей Заказчика: «Мы хотим в новой программе иметь все данные, на случай, если нам придется посмотреть данные прошлых периодов». А по факту. Есть доступ в старую базу, где уж точно все есть и в таком виде, как его там оставили. И где можно сформировать привычный отчет и вывести все, что нужно. Кто будет это все проделывать в новой? Тем более, что при простом переносе вся необходимая кадровая информация, из которой можно сформировать кадровую отчетность, такую как личная карточка Т-2, присутствует. Все данные для формирования регламентированной отчетности, все данные среднего заработка, имеются. Причем, формируются «один в один», «копейка в копейку», потому что перенесены остатками. В полном же переносе программа по сути формирует всю отчетность, используя перенесенные движения документов, с перенесенными в них ошибками учета. Что опять же отвлекает ресурсы Заказчика и Исполнителя на выверку и корректировку, которые в перенесенных данных бывает не так то просто сделать. Но хватит о наболевшем. Давайте посмотрим, как выглядят эти механизмы переноса в программе.
После установки новой версии ЗУП 3.1 и при первом входе в программу, она предлагает нам перенести данные для расчета зарплаты
Выберем перенос из ЗУП 2.5. Установим точку в третью строчку и нажмем «Далее». После того, как мы выберем из какой базы загружать данные, программа предложит выбрать вариант переноса
По умолчанию предлагается простой перенос, при его выборе форму выбора можно не открывать, а сразу нажимать «Далее» для начала переноса данных. В случае полного переноса, переставляем точку вниз, нажимаем «ОК» и переходим к переносу.
1. Сравнительная таблица переноса данных
3. Обмен ЗУП ERP, обмен ЗУП и КА
Используется для сохранения конфиденциальности данных по зарплате. Выгрузка происходит обычно без детализации по сотрудникам, общими проводками по подразделениям. Для более оперативного учета кадров и расчета заработной платы в автономной системе.
Для совместного использования ERP и ЗУП и синхронизации данных между ними
в обеих системах должна быть активна опция «Использовать синхронизацию данных»
в ERP отключена опция «Использовать начисление зарплаты».
Для использования сценария «Выплата зарплаты» должна быть включена опция «Использовать заявки на расходование денежных средств» если выключена, то ведомости на выплату зарплаты из ЗУП выгружаются заявки на расходование денежных средств (выплата зарплаты) в ERP не создаются.
Выработка сотрудников
Документ в УП/КА: Выработка сотрудников
Документ в ЗУП: Данные для расчета зарплаты
Цель: передача в ЗУП сведений о факте выполнения работ сотрудниками для учета их при начислении заработной платы
Отражение зарплаты в бухучете
Документ в ЗУП: Отражение зарплаты в бухучете
Документ в УП/КА: Отражение зарплаты в финансовом учете
Цель: отражение в финансовом учете данных по расходам на оплату труда
Начисление оценочных обязательств по отпускам
Документ в ЗУП: Начисление оценочных обязательств по отпускам
Документ в УП/КА: Начисление оценочных обязательств по отпускам
Цель: отражение в финансовом учете данных о начисленных оценочных обязательствах по отпускам
Ведомости: в кассу, выплаты через раздатчика, перечислений на счета
Документ в ЗУП: Ведомость в кассу, ведомость выплаты через раздатчика, ведомость перечислений на счета
Документ в УП/КА: Заявка на расходование денежных средств
Цель: передача в ERP для планирования и размещения на оплату заявок на выплату заработной платы и перечисления НДФЛ
Ведомость в банк
Документ в ЗУП: Ведомость в банк
Документ в УП/КА: Заявка на расходование денежных средств
Цель: передача в ERP для планирования и размещения на оплату заявок на выплату заработной платы и перечисления НДФЛ
4. Настройка обмена по требованию Заказчика под особенности ведения учета в организации
И последний случай обмена ЗУП в ЗУП, на котором хотелось бы остановиться – это настройка обмена по требованию Заказчика под особенности ведения учета, принятые в его организации.
Рассмотрим пример.
Один из клиентов собрался мигрировать на ЗУП 3.1 с Нового года.
ОПИСАНИЕ:
Предполагается разделить «Кадровый учет» и учет «Расчета зарплаты» по отдельным базам данных. Причем, кадровый учет будет вестись по всем организациям в одной базе, а расчет зарплаты по каждой организации в отдельной базе.
Соответственно, доступ к базе «Кадрового учета» имеют Кадровик и Табельщик; к базе «Расчет зарплаты» - Расчетчик.
В общей базе «Кадровый учет» предполагается вести учет по всем организациям в части кадрового и табельного учета сотрудников.
В данной базе регистрируются кадровые документы приема, перемещения, увольнения; ведется учет графиков работы сотрудников и рабочего времени; регистрируются отпуска и неявки; собирается табель по сотрудникам.
Далее, введенная информация загружается в отдельную базу «Расчета зарплаты» по каждой организации отдельно. В базе «Расчета зарплаты» отражаются всевозможные начисления и удержания сотрудников; проводится расчет зарплаты; отражаются налоговые отчисления; выплачивается зарплата.
Данные по расчету зарплаты не попадают в базу «Кадрового учета». Только возможные изменения по кадровому учету в базе «Расчета зарплаты» могут выгружаться и корректироваться в базе «Кадрового учета».
Соответственно, доступ к базе «Кадрового учета» имеют Кадровик и Табельщик; к базе «Расчет зарплаты» - Расчетчик.
В общей базе «Кадровый учет» предполагается вести учет по всем организациям в части кадрового и табельного учета сотрудников.
В данной базе регистрируются кадровые документы приема, перемещения, увольнения; ведется учет графиков работы сотрудников и рабочего времени; регистрируются отпуска и неявки; собирается табель по сотрудникам.
Далее, введенная информация загружается в отдельную базу «Расчета зарплаты» по каждой организации отдельно. В базе «Расчета зарплаты» отражаются всевозможные начисления и удержания сотрудников; проводится расчет зарплаты; отражаются налоговые отчисления; выплачивается зарплата.
Данные по расчету зарплаты не попадают в базу «Кадрового учета». Только возможные изменения по кадровому учету в базе «Расчета зарплаты» могут выгружаться и корректироваться в базе «Кадрового учета».
ВОПРОС:
Каким образом возможно реализовать данную схему учета? Распределенная информационная база или синхронизация через универсальный формат обмена?
Необходимо настроить ограниченный список объектов (справочников, документов), участвующих в обмене/синхронизации. Все объекты не нужно синхронизировать.
Например, справочники Сотрудники и Физические лица и документы Прием на работу, Кадровое перемещение и Увольнение участвуют в обмене между базами. А документы Начисление зарплаты, Ведомости на выплату зарплаты не участвуют в обмене.
ОТВЕТ СПЕЦИАЛИСТА:
Вам обязательно нужно учитывать тот факт, что в ЗУП 3 часть кадровых документов являются одновременно и расчетными. Доступ к данным легко разделяется правами доступа (кадровики совершенно могут не видеть начисления). К таким универсальным документам относятся увольнения, отпуска, командировки - это одновременно и приказ, и начисление, только видимость данных зависит от полномочий пользователя. Вот здесь и возникнут первые сложности при синхронизации: перенос увольнения.
1. Перенесли кадровые данные в расчетную базу.
2. Рассчитали увольнение в расчетной базе.
3. Расчетчики нашли ошибку в кадрах, поправили, пересчитали.
4. Что вы будете переносить обратно в кадровую базу? Вам ведь нужна только кадровая часть, а там уже и расчеты есть. Поэтому синхронизация, скорее всего, не подойдет, т.к. документы в этом случае должны быть идентичны. А если их синхронизировать, то опять возвращаемся к тому, что видимость данных вам настраивать правами доступа, таким образом кадровики будут видеть только то, что им нужно.
Мои выводы:
1. Если все еще есть смысл делить базы, то для переноса только части данных - нужно будет писать свои правила обмена, в них вы сможете перенести все, что угодно и как угодно.
2. Отказаться от идеи разделять базы, а вести все в одной с корректной настройкой прав доступа.
3. Если службы удалены друг от друга, то сделать распределенные базы все с теми же настройками прав, но базы будут идентичны, т.к. одна из баз будет являться "дочкой" другой.
Тоже самое касается и отпусков, и командировок.
Это один из примеров постановки задачи обмена между зарплатными базами Заказчика и ответа специалиста. Каждый такой случай с полным описанием со стороны Заказчика, тщательным обследованием со стороны Исполнителя. Обсуждением, согласованием различных мнений сторон. Далее превращается в техническое задание и задачу, которая отправляется в разработку. Нет ничего невозможного для наших специалистов. Но в каждом конкретном случае безусловно нужно искать лучшее решение. Чтобы вместе с выполнением задачи не терять мобильность системы и своевременность ее обновлений от 1С. Впрочем, с выходом новых версий платформы «1С:Предприятия 8» все больше и больше задач решается с сохранением конфигурации на поддержке. Что не мешает проведению регламентированных обновлений.
Вывод один. При возникновении каких-то вопросов, связанных с особенностями учета вашей организации, обращайтесь к специалистам. И мы постараемся вам помочь оперативно и профессионально.
Елена Бурханова,
консультант-аналитик компании ООО “Кодерлайн”.
