Содержание:
1. Организация хранения архивных документов в архиве
2. Восстановление базы данных 1С из архива
3. Сохранение информационной базы в Архив
4. Чтение архивов в формате ZIP
1. Организация хранения архивных документов в архиве
Сегодня немного расскажу про организацию архива в 1С 8.3 и постараюсь проиллюстрировать как это реализовано в системе 1С Документооборот.
Итак, организация архивного хранения при работе в 1С:Документооборот. Для начала немного теории: организация хранения архивных документов в архиве и эффективного их использования – это одна из задач службы документационного обеспечения, например, канцелярии. В зависимости от структуры компании может быть одна большая служба или отдельно служба архивная. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. это самостоятельный документ, составление которого является достаточно сложной и многоступенчатой задача. Представлю вам ГОСТ Р 51141.
Изображение 1 – Делопроизводство и архивное дело
Гост «Термины и определения. Делопроизводство и архивное дело» описывает номенклатуры дел архива организации. Важно учитывать, что номенклатура дел архива организации делится на номенклатуры дел структурного подразделения и общую сводную номенклатурную дел организации. Также номенклатура дел архива организации может использоваться при регистрации документов. Иногда это можно видеть, например, на внутренних документах, когда индекс дела по номенклатуре входит в регистрационный номер документа как его составная часть.
Номенклатура дел архива организации составляется на основе анализа тех документов, которые образуются в ходе деятельности организации. Обычно структурное подразделение составляет номенклатуру дел подразделения и передает ответственным сотрудникам для формирования сводной номенклатуры дел организации.
После того как номенклатура дел архива организации утверждается, выписки из соответствующих подразделениям разделов передаются для использования в работе, и если в организации появляются те документы, для которых дело не предусмотрено номенклатурой, для него заводится самостоятельное дело. Для этого имеются резервные номера в номенклатуре, под которыми записываются новые дела. Утверждённая номенклатура обычно действует в течение пяти лет и подлежит составлению или переутверждению в случае изменения структуры или функции учреждения.
Номенклатура дел архива организации может быть построена по структурной, производственно-отраслевой и функциональной схеме. Программа 1С:Документооборот позволяет строить номенклатуру по всем 3 схемам. Ниже представлен пример построения номенклатуры по структурной схеме.
Изображение 2 – Номенклатура дел, построенная по структурной схеме
В нашем случае наименование разделов и подразделов соответствуют структуре организации.
Например, канцелярия, плановый отдел, дела по работе с клиентами, финансовые, и так далее. Если в организации нет структурного деления, то тогда номенклатура строится по производственно-отраслевой схеме или функциональной. В этом случае наименование разделов номенклатуры совпадают с обозначениями управленческих функций или направлений деятельности: секретариат, планирование, финансирование, кадры и тому подобное.
На изображении номер 3 продемонстрирована печатная форма номенклатуры, в которую заносится вся информация из тех заголовков дел, которые заполняются непосредственно в системе. Таким образом после формирования номенклатуры дел архива организации её можно распечатать и передать на утверждение руководству организации.
Изображение 3 – Печатная форма номенклатуры
Срок в хранения дела начинается 1 января следующего года после того, как сформирована номенклатура. Дела формируются в структурных подразделениях и обычно какое-то время хранятся в их архиве, а только затем передается в архив организации на оперативное хранение. Обычно дело сохраняется до 3 лет. Стоит обратить внимание, что в дело помещается только исполненные документы в день окончания исполнения.
Например, в системе 1С:Документооборот дело формируется достаточно просто: мы создаем скажем карточку дела, где указываем номер тома, документы с изначальной по конечную дату, которые будут располагаться в этом деле, и количество листов.
Также мы можем указать место хранения (например, первый архив, комната номер три, стеллаж под номером три, полка два и так далее). В этой карточке также в дальнейшем будет указываться информация о закрытии дела, и мы сможем посмотреть те документы, которые в этом деле располагаются с указанием даты регистрации и номера. Непосредственно в самой карточке документа мы можем указать, что документ помещается в дело. Это происходит на закладке хранения.
А на закладке, продемонстрированной ниже, мы указываем количество экземпляров документа, количество листов и дело, в которое будет помещен документ.
Изображение 4 – Формирование дела в 1С:ДО
Система 1С:Документооборот позволяет переносить документы из одного дела в другое, если они помещены не туда куда нужно. После формирования дела обязательно проводится его полное или частичное оформление, то есть дело переплетается, нумеруются листы и составляется внутренняя опись документов дела.
Изображение 5 – Внутренняя опись документов дела
Данный документ позволяет формировать такую опись. Составляется лист заверителя и обложка дела. Все эти документы вы можете распечатать из программы 1С:Документооборот и, если необходимо, хранить уже непосредственно в бумажном виде.
Лист заверителя обычно составляется для учета количества листов в деле и указания пропущенных номеров. После того как у нас дело оформлено и наполнено, мы можем готовить документы к архивному хранению. При передаче дел ответственным сотрудникам для помещения в архив проверяется правильность оформления дела. В случае выявленных недостатков структурное подразделение обязано их устранить и заново передать дело в архив.
Документооборот передачи дел в архив организации оформляет следующим образом: мы можем провести передачу дел в архив, составить необходимую опись, сформировать печатное формы и в определенном виде отобразить информацию о том, какие дела у нас являются открытыми, какие закрыты, а какие переданы в архив.
То есть таким образом мы можем оперативно просматривать информацию по наличию дел в архиве
.
Изображение 6 – подготовка документов к архивному хранению
Итак, это была небольшая теоретическая часть про работу в 1С:Документооборот при организации архивного хранения дел. А сейчас перейдём к небольшим вопросам об архиве в 1С 8, которые волнуют большинство людей.
2. Восстановление базы данных 1С из архива
Рассмотрим задачу восстановления базы данных 1С. Архивы баз данных 1С могут быть двух видов: первый вид архива – это файл dt, то есть это выгрузка база данных, которая была сделана с помощью конфигуратора. Второй тип выгрузки это backup (бэкап). Zip файл создается, когда была сделана копия базы данных в пользовательском режиме. Для начала нам необходимо будет завести пустую папку на диске – в этот каталог мы положим базу данных. Следующим этапом нам необходимо в списке прописать путь к этой базе. Смотрите изображение 7.
Изображение 7 - Прописывание пути файла
Если у нас файл архив базы данных в zip формате, можем использовать любой архиватор (winrar, winzip и т. д.). С его помощью находим бэкап и извлекаем базу, указывая путь.
Изображение 8 – Извлечение файла и указание пути сохранения
После этого архиватор можно закрыть. Находим в списке баз необходимую, заходим в конфигуратор, где видим, что наша бухгалтерия открылась – можно открывать конфигурацию и базу данных в режиме учета. Это был вариант открытия из zip архива при работе в 1С:Документооборот.
Теперь рассмотрим второй вариант, когда у нас есть архив dt. Создаём новую базу, открывает конфигуратор и далее переходим по пути: «Администрирование → Загрузить базу данных», где выбираем наш dt. После разворачивания базы данных появится сообщение о перезапуске конфигуратора. Жмем «Да» – конфигуратор перезапустится, после чего необходимо будет заново авторизоваться для последующей работы с базой данных.
3. Сохранение информационной базы в Архив
Средствами системы 1С:Документооборот мы можем также сохранить базу данных в архив. Делается это в режиме конфигуратора.
Находим пункт меню «Администрирования» в системе 1С:Документооборот, в котором есть два необходимых нам пункта «Выгрузить информационную базу» и «Загрузить информационную базу». Нажимаем «Выгрузить информационную базу» – появляется окно, где мы должны указать место сохранения данных.
Далее для архивации базы жмем «Сохранить». Когда появится сообщение «Выгрузка информационной базы файл завершена» нажимаем кнопку OK. Чтобы проверить результаты выгрузки, просто перейдем в указанную для архивации папку – файл уже находится там.
Также существует и второй вариант архивации базы: для того чтобы создать резервную копию, нам надо перейти в меню «Компания → Администрирование → Поддержка и обслуживание → Резервное копирование и восстановление». Здесь мы выбираем пункт меню «Создание резервной копии», указываем путь к месту хранения резервных копий.
Создавать резервные копии базы данных рекомендуется хотя бы раз в несколько дней – никто не может знать наверняка, когда внезапно выключится свет или программа даст сбой. Кроме того, создание резервной копии не занимает много времени – ждать придется от нескольких минут до получаса (зависит от размера базы).
4. Чтение архивов в формате ZIP
Для того чтобы прочитать файлы архива в формате ZIP, необходимо выполнить несколько простых действий:
· открыть ZIP архив;
· распаковать файлы;
Создание объекта ЧтениеZIPФайла можно осуществить двумя путями: создать инициализированный объект или, создав неинициализированный объект, вызвать у него метод Открыть(). В обоих случаях состав параметров является одинаковым. В самом простом случае требуется указать только имя архивного файла, с которым необходимо работать.
Для того, чтобы открыть ZIP архив требуется указать:
1. имя файла, который требуется открыть;
2. пароль доступа к архиву;
После того как архив ZIP открыт, можно получить информацию о файлах, хранящихся внутри него. Для этого у объекта ЧтениеZIPФайла предусмотрено свойство Элементы, которое предоставляет доступ к коллекции элементов ZIP файла.
Для каждого элемента можно получить разнообразную информацию о его имени, времени его модификации, его атрибутах, а также узнать является ли данный элемент зашифрованным.
После получения информации о элементах их можно распаковать на диск. Это возможно сделать двумя методами:
· воспользоваться методом ИзвлечьВсе().
· воспользоваться методом Извлечь().
Метод ИзвлечьВсе() распаковывает все файлы в архиве в формате ZIP по указанному пути. Второй параметр данного метода определяет возможность восстановления исходных путей файлов.
Метод Извлечь() распаковывает указанный элемент коллекции из свойства Элементы по указанному пути. Второй параметр данного метода аналогичен тому же параметру метода ИзвлечьВсе(). Наибольший интерес представляет третий параметр данного метода – Пароль. В нем можно указать индивидуальный пароль для элемента архива.
При работе с большими объемами данных могут возникнуть проблемы при пересылке архивных файлов при работе в 1С:Документооборот. Типичной ситуацией является ограничение некоторых почтовых серверов на размер сообщения – если письмо превышает некий заранее установленный размер, оно отбрасывается сервером.
Для решения этих проблем можно использовать функции РазделитьФайл() и ОбъединитьФайлы().
Функция РазделитьФайл() предназначена для разбиения файла на несколько частей указанного размера. Функция ОбъединитьФайлы() объединяет несколько файлов в один.
Специалист компании «Кодерлайн»
Никита Брежницкий
