МЧД: что это такое, как оформить и использовать в учетной системе 1С

Содержание:

1. Что такое Машиночитаемая доверенность?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это доверенность, оформленная в электронном виде и представленная в специальном формате, пригодном для автоматизированной обработки и проверки, которая подтверждает полномочия сотрудника или представителя компании на выполнение определённых действий от имени доверителя. МЧД существенно упрощает процесс подписания и обмена документами, благодаря цифровому формату. Она интегрируется в системы автоматизации (например, 1С) и облегчает ведение учета и проверку полномочий сотрудников, без необходимости использовать бумажные носители.

С 1 сентября 2024 года все организации должны использовать квалифицированные электронные подписи физического лица при подписании документов. Для передачи полномочий сотрудникам требуется МЧД. Это изменение отражает новый подход к безопасности и универсальности электронной подписи, позволяя использовать одну подпись как в бизнесе, так и в личных сделках.

Таким образом, для работы с различными ведомствами и контрагентами на данный момент необходимо учитывать, как минимум, три основных формата: 003 и 5.02 МЧД СФР.  

2. Виды МЧД

Существуют несколько основных форматов машиночитаемых доверенностей, которые классифицируются в зависимости от того, какие полномочия передаются и в каких процессах они используются.

Разберем каждый подробнее.

Единый формат машиночитаемой доверенности (МЧД) — это формат, который объединяет стандарты, используемые для взаимодействия между организациями и государственными органами. На сегодняшний день к нему относятся два основных формата — 002 и 003.

Формат 002 используется в основном для доверенностей, выдаваемых юридическими лицами на сотрудников для взаимодействия с государственными органами и хозяйственными субъектами. Этот формат особенно актуален для подачи налоговой отчетности, получения выписок и других юридически значимых действий. По ожиданиям будет отменен к 1 марта 2025 года.

Формат 003 (EMCHD_1) машиночитаемой доверенности — это более новый и усовершенствованный формат, введенный в 2024 году для упрощения процедур в рамках корпоративного и межкорпоративного документооборота.

Этот формат ориентирован на коммерческие организации и используется для взаимодействия в бизнес-среде. Формат 003 удобен для передачи полномочий на проведение сделок, заключение договоров, управление активами и других операций, связанных с внутренними и внешними процессами компании.

Технические различия

Основное отличие формата 003 от формата 002 — это улучшенная поддержка различных типов полномочий, более гибкая структура данных и возможность передоверия.

Универсальный формат 003 постепенно заменит устаревшие форматы, обеспечивая стандартизацию, упрощение процессов и совместимость в электронном документообороте.

Форматы машиночитаемой доверенности для налоговой отчетности — это формат, применяемый для передачи отчетности и других документов в Федеральную налоговую службу форматы — 5.01 и 5.02.

Формат 5.01 используется для сдачи налоговой отчетности в рамках взаимодействия между бизнесом и государственными органами. Он включает в себя все необходимые сведения для передачи документов в ФНС. По ожиданиям будет отменен к 28 февраля 2025 года.

Формат 5.02 был введен для расширенного функционала отчетности и включает дополнительные поля, предназначенные для более сложных операций и обработки различных типов налоговой документации.

Оба формата обеспечивают безопасное и стандартизированное взаимодействие с налоговыми органами в электронном виде, поддерживая актуальные требования к структуре и содержанию машиночитаемых доверенностей.   

Собственный формат СФР для машиночитаемых доверенностей – это формат, который используется Социальным фондом России, он отличается от общепринятых стандартов, таких как формат 003. Это специфический формат, предназначенный для обмена документами в рамках взаимодействия с Социальным фондом России, включая передачу отчетности и заявок на предоставление социальных услуг.

3. Использование машиночитаемой доверенности

Машиночитаемые доверенности (МЧД) используются в различных сферах бизнеса и государственного взаимодействия, облегчая обмен документами и подтверждение полномочий. Они необходимы в ситуациях, когда требуется юридически значимое подтверждение прав сотрудников или представителей компании для выполнения определённых действий.

1. Взаимодействие с государственными органами, например:

Федеральная налоговая служба - МЧД используется для подачи налоговой отчётности, получения справок и выписок, а также для взаимодействия с налоговыми инспекциями.

Социальный фонд России - Используется для подачи отчётности по социальным взносам, выплатам, а также для получения социальных льгот.

Таможенные органы - Доверенности могут использоваться для представления интересов компании в таможенных органах, подачи таможенных деклараций и документов.

2. Электронный документооборот.

В коммерческих организациях МЧД необходима для подписания электронных документов и взаимодействия с контрагентами. Например, МЧД применяется для подписания договоров, актов выполненных работ и других важных документов, которые обмениваются через системы ЭДО, такие как 1С-ЭДО.

3. Участие в государственных тендерах и закупках

В государственных тендерах и закупках через электронные торговые площадки (например, ЕИС, Сбербанк АСТ) МЧД используются для подтверждения полномочий участников торгов и подписания тендерных документов.

4. Банковские операции

МЧД может применяться для взаимодействия с банками, предоставляя право подписывать банковские документы, открывать счета, проводить операции от имени компании.   

4. Процесс создания машиночитаемой доверенности

Создание машиночитаемой доверенности — это процесс, который требует использования специальных программных средств (например, крипто-про csp) и сертификат ключа электронной подписи. Процесс обычно включает следующие шаги:

Генерация доверенности.
Доверитель (например, руководитель организации) создаёт машиночитаемую доверенность с указанием полномочий доверенного лица. Это можно сделать через специальные программы, предоставляемые удостоверяющими центрами или через внутренние информационные системы организации.

Подписание доверенности.
После создания доверенности она подписывается электронной подписью доверителя. Это необходимо для обеспечения юридической силы документа и его правомерности.

Хранение доверенности.
Доверенность хранится в цифровом виде и передается через информационные системы контрагентам или государственным органам, которые могут её автоматически обработать и проверить полномочия лица.

Использование доверенности.
Доверенное лицо, получившее полномочия, может совершать действия от имени доверителя в рамках указанных в доверенности полномочий. Эти действия также могут быть подтверждены с использованием электронной подписи.

Как и где создается машиночитаемая доверенность?

Создать МЧД можно:

1. В программах 1С.

2. На сайте ФНС https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/create.

3. В специализированных программах операторов ЭДО.

Мы с вами рассмотрим только первые 2 варианта.

Создание МЧД в 1С:Предприятии с использованием 1С-ЭДО.

Для создания доверенности нужно заполнить данные в организации и физических лиц, которым будут выданы полномочия.

Перейдите в раздел "Организации" и убедитесь, что для всех юридических лиц заполнены реквизиты, необходимые для выпуска доверенностей (ИНН, КПП, юридический адрес и другие).

Для каждого физического лица должны быть заполнены ФИО, паспортные данные и другие обязательные реквизиты.

Чтобы создать или загрузить МЧД необходимо перейти НСИ и Администрирование -/Обмен электронными документами-/ Машиночитаемые доверенности. ИЛИ МЧД уже с отбором по организации смотрим НСИ и Администрирование -/ Организации -/ ЭДО-/ Машиночитаемые доверенности

Обмен электронными документами

В этом справочнике хранятся все МЧД, которые создавали в 1С и которые используете для 1С-ЭДО и которые получаете от контрагентов при подписании документов.

ЭДО: Машиночитаемые доверенности

Если машиночитаемая доверенность была создана ранее, ее можно загрузить из распределённого реестра ФНС.

Распределённый реестр ФНС — это пространство, в котором хранятся все зарегистрированные машиночитаемые доверенности.

Пример идентификатора МЧД - Доверенность № 77856eab-46eb-4938-8d30-384a765b74729

Для этого выбираем Загрузить из реестра ФНС, далее откроется окно добавления доверенности, в котором нужно выбрать ИНН доверителя. Выбираем необходимую, открывается список организаций или контрагентов, находящихся в базе, выбираем и вставляем номер доверенности. После чего жмем загрузить. Для загрузки доверенности обязательно нужен выход в интернет и подключенная интернет-поддержка.

Иногда когда реестр ФНС временно не стабильно функционирует. Если не получается подгрузить или зарегистрировать новую МЧД, то рекомендуется зайти на сайт https://m4d.nalog.gov.ru/emchd и проверить, доступна ли проверка МЧД. (когда реестр не работает, на сайте указывается информирование о работах и проверка не доступна). В таком случае необходимо попробовать загрузить или зарегистрировать МЧД спустя некоторое время.

Добавление доверенности   

5. Создание машиночитаемой доверенности формата 003

Для создания МЧД нажимаем Создать и заполнить все необходимые поля (ФИО доверителя, данные представителя, срок действия, объем полномочий).

Создание доверенности

Номер доверенности создается автоматически.

Действует со дня подписания и до ДАТЫ (ограничений по дате нет).

Сведения о доверителе в машиночитаемой доверенности (МЧД) включают ключевую информацию, необходимую для идентификации лица, передающего полномочия. Эти данные обязательны для включения в доверенность, и их состав регулируется законодательством.

Заполняем информацию о доверителе.

Заполняем информацию о доверителе 

Заполняем лицо, действующее без доверенности – выбираем физическое лицо/организацию/контрагента ищем его в списке (Рекомендуется через … подбирать).

Лицо, действующее без доверенности

Заполняем сведение о представителе.

Сведения о представителе 

С полномочиями есть несколько вариантов заполнить текстом

Полномочия

Или из классификатора полномочий ФНС, определяется индивидуально.     

Полномочия из классификатора полномочий ФНС

Также выбираете с правом передоверия или нет.

Передоверие в МЧД — это процесс передачи полномочий, закреплённых в машиночитаемой доверенности, от одного лица (доверенного лица) к другому для выполнения действий или подписания документов от имени доверителя.

Передоверие

МЧД с правом передоверия полномочий — это доверенность, выписанная непосредственно руководителем компании (или другим лицом, указанным в ЕГРЮЛ), которая даёт возможность передавать полномочия по подписанию МЧД другому лицу (например, сотруднику компании или юридическому лицу).

Порядок передоверия МЧД:

Передоверие начинается с генерального директора компании, который может делегировать своё право подписывать МЧД. Дальше возможны различные схемы передоверия:

Юрлицо → юрлицо → физлицо
Например, одно юрлицо может передать полномочия другому, а оно, в свою очередь, выпишет доверенность сотрудникам.

Юрлицо → физлицо → физлицо
Гендиректор передаёт полномочия, например, юристу компании, который может затем выписывать доверенности на других сотрудников.

Юрлицо → руководитель филиала → физлицо
Руководитель компании передаёт полномочия руководителю филиала, который оформляет доверенности на своих сотрудников.

Если все поля заполнены с регистрируемым с помощью кнопки Подписать и зарегистрировать, то происходит отправка МЧД в реестр в ФНС. Для юридической силы МЧД должна быть подписана электронной подписью доверителя. Это подтверждает подлинность документа и его легальность. После отправки МЧД необходимо дождаться подтверждения её регистрации в системе.

Правила проверки полномочий:

Открываем подписанную МЧД и на вкладке, Правила проверки полномочий выбираем вариант проверки: 

Скрипт на языке 1С:Предприятия (с помощью программиста).

Машиночитаемая доверенность

Или Упрощённая настройка, которую можно сделать по контрагенту, виду документа и суммы документа.

Выбираем необходимое, после чего нажимаем Записать и закрыть.

Виды документов ЭДО

Когда доверенность создана и зарегистрирована, добавлена проверка полномочий, её можно использовать для обмена с контрагентами или для представления в органах, требующих доверенность в электронном формате.   

6. Создание машиночитаемой доверенности 5.02 в учетной системе 1С

Регламентированный учет -/ Личные кабинеты (1С-Отчетность) -/ Уведомление-/ Создать. Раскрываем папку МЧД выбираем организацию и Машиночитаемая доверенность (единый формат).

Виды уведомлений

Заполняем аналогичным образом. Еще МЧД этого формата можно зарегистрировать и использовать в Федеральной Таможенной Службе.

Машиночитаемая доверенность (создание)   

7. Создание машиночитаемой доверенности СФР

Регламентированный учет -/ Личные кабинеты(1С-Отчетность) -/ Уведомление-/ Создать. Раскрываем папку МЧД, выбираем организацию и Машиночитаемую доверенность (СФР, бывш. ФСС)

Виды уведомлений

Принципиальных отличий от заполнения в МЧД нет, заполняем персональные данные и по кнопке Отправить регистрируем МЧД.

Машиночитаемая доверенность (СФР, бывш. ФСС)   

8. Создание МЧД на сайте ФНС

Заходим на сайт https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/.
Наведем курсор на МЧД и переходим в Создание доверенности.

Создать доверенность

Выбираем формат для выпуска МЧД.

Единое блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей (МЧД) – распределенный реестр ФНС России

Заполняем персональные данные.

Единая форма доверенности

Далее нажимаете Сформировать XML.

Сформировать XML

Сформуется xml-файл, который необходимо сохранить на компьютер и подписать, а затем загрузить в распределительный реестр ФНС.

МЧД

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Виктория Фомина