Содержание:

Основным законом, определяющим работу с Электронными Юридически значимыми документами на территории Российской Федерации, является Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ “Об электронной подписи”. Этот закон с 2011 года очень сильно изменился и получил целый ряд дополнений и изменений. Последнее работающее изменение (по состоянию на конец июня 2024 года) было внесено Федеральным законом от 04.08.2023 №457-ФЗ. Этим же законом внесены изменения, которые вступят в силу с 05.08.2024.

Дополнительно можно и нужно обращать внимание на Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”. Этот закон тоже сильно меняли и дополняли. По состоянию на конец июня 2024 года последняя правка вносилась Федеральным законом от 12.12.2023 №588-ФЗ.

Пояснения и приказы ИФНС дают детализацию и стандарты по форматам электронных документов и электронных доверенностей. Поэтому на них тоже нужно смотреть, но в той части которая не противоречит Федеральным законам, а по всем противоречиям нужно обязательно писать письменные запросы в вашу ИФНС.

Теперь всё: Дальше перехожу к изложению сути.  

1.    Основные виды электронных документов

В данный момент времени у нас есть два основных вида электронных документов:

·       Структурированные

·       Неструктурированные

Структурированный электронный документ — организован в формате, который позволяет удобно читать документ, быстро его обрабатывать и быстро анализировать информацию.

Структурированный документ имеет четкие и определенные разделы. Например, заголовки, параграфы, списки, таблицы и вспомогательные элементы. Наличие разделов сильно облегчает навигацию по документу и улучшает восприятие информации из документа.

Для создания структурированных документов часто используются стандарты, XML, JSON, HTML или другие. Эти стандарты обеспечивают совместимость с самыми распространёнными, и часто бесплатными, системами и компьютерными приложениями. Наибольшее распространение в электронном юридически значимом документообороте имеет формат XML.

Чёткая структура документа позволяет обычным автоматам (ботам и обработкам) легко извлекать и обрабатывать содержащиеся в нем данные. Любые действия с таким документом можно делать без привлечения человеческого и искусственного интеллекта. И это очень удобно для автоматического обмена данными между совершенно разными информационными системами.

В структурированном документе должны присутствовать метаданные, которые предоставляют дополнительную информацию о содержимом, авторстве, времени создания и других характеристиках документа.

Структурированные электронные документы, при помощи простых компьютерных программ, могут быть проверены на соответствие определенным схемам или правилам. Таким образом, можно без участия человека обеспечить корректность, качество и полноту данных.

Неструктурированный электронный документ — это цифровой документ, который не имеет четко определенной структуры, а это затрудняет и удорожает автоматическую обработку, анализ и извлечение содержащейся в нем информации.

Неструктурированный электронный документ может содержать текст, изображения, графики и другие элементы, но они не организованы в стандартные разделы или форматы. Неструктурированные документы могут быть в различных машинных форматах. Это могут быть текстовые файлы (например, .txt), документы Word (.docx), PDF файлы, электронные письма, презентации, изображения и мультимедийные файлы.

Извлечение информации из таких документов подразумевает привлечение человека или применение сложных и ресурсоёмких методов машинного анализа. Здесь для машинной обработки потребуется обработка естественного языка (NLP), компьютерное зрение, машинное обучение и искусственный интеллект.

Чёткие и достоверные метаданные в таких документах, как правило, отсутствуют и это дополнительная сложность при обработке.

Например: фотокамера может записывать в документ дату и время снимка очень часто не соответствующие действительности, а при создании PDF версия системы и т.п. не существенная информация. Для открытия файлов различного формата требуются специальные, очень часто платные, программы под каждый формат.

Но несмотря на свои недостатки, неструктурированные электронные документы могут достаточно эффективно применяться в некоторых случаях. Например, при обмене фотографиями, видеофайлами, историческими документами и т.п.

В любом случае, структурированные и неструктурированные документы технически возможны и позволяют решать очень разные задачи.  

2.    Из чего состоит структура у структурированного электронного документа

Структуру будем рассматривать на примере Универсального передаточного документа. Вас не должно пугать наличие технических терминов и непонятных, на первый взгляд, надписей. На самом деле всё достаточно просто, и я постараюсь это объяснить понятными словами.

Итак:

XML-декларация: Это строка в начале XML-документа, указывающая версию XML и кодировку.

Например:

<?xml version="1.0" encoding="WINDOWS-1251"?>

Корневой элемент: Каждый XML-документ должен иметь один корневой элемент, в котором находятся все другие элементы.

Например:

<Документ>

                        …

</Документ>

Элементы (теги): Элементы используются для обозначения различных частей данных. Элементы могут содержать текст, другие элементы (вложенные элементы) и атрибуты.

Например:

<СведТов СтТовУчНал="12000.00" НалСт="20%" СтТовБезНДС="10000.00" ЦенаТов="10000.00" КолТов="1" ОКЕИ_Тов="796" НаимТов="LED-монитор 24" Samsung S24D300H (LS24D300HSI/RU)" НомСтр="1">

<Акциз>

<БезАкциз>без акциза</БезАкциз>

</Акциз>

<СумНал>

<СумНал>2000.00</СумНал>

</СумНал>

<ДопСведТов НаимЕдИзм="шт"/>

</СведТов>

Атрибуты: Атрибуты используются для хранения дополнительной информации об элементах. Они всегда определяются внутри начального тега элемента.

Например:

<СведТов СтТовУчНал="12000.00" НалСт="20%" СтТовБезНДС="10000.00" ЦенаТов="10000.00" КолТов="1" ОКЕИ_Тов="796" НаимТов="LED-монитор 24" Samsung S24D300H (LS24D300HSI/RU)" НомСтр="1">

Комментарии: Комментарии можно добавлять для пояснений, и они игнорируются парсером XML.

Например:

<!-- Это комментарий>

Эта структура делает данные легко читаемыми как для человека, так и для машины, обеспечивая удобство в их обработке и анализе.

И не удивляйтесь: зачем я вам показываю эти тэги и рассказываю структуру электронного документа. С точки зрения закона - документом является именно файл XML. Посмотрите, ведь вы ставите свою электронную подпись на файл XML. Визуализация в формате PDF или ином формате - не документ! Это всего-навсего визуализация для вашего удобства, НО не документ! Помните это, так-как это важно понимать.  

Поэтому очень важно уметь читать именно такие документы. Жизнь изменилась…

3.    Из чего состоит структура неструктурированного документа

Неструктурированный документ не содержит в себе тэги. Основной признак неструктурированных документов — это отсутствие структуры.

Но пакет файлов для неструктурированного документа содержит те же основные файлы, которые собираются для структурированного документа:

·       Электронный документ.

·       Электронная подпись этого документа.

Квитанция спецоператора о получении документа от нас с электронной подписью.

Квитанция спецоператора о передаче документа в сторону контрагента с электронной подписью.

Квитанция спецоператора контрагента о получении документа с электронной подписью.

Квитанция спецоператора контрагента о передаче электронного документа контрагенту с электронной подписью.

Титул получателя.

Электронная подпись получателя.

Правила хранения пакетов таких документов идентична с порядком хранения структурированных документов. Здесь может возникнуть потребность в расширении Вашего дискового пространства, т.к. медиафайлы, пришедшие в составе пакета, как правило имеют большой размер.

4.    Порядок работы с электронными документами при юридически значимом электронном документообороте

В настоящее время нет технических и законодательных ограничений по порядку применения структурированных и неструктурированных электронных документов.

Реестр документов для обмена по ЭДО формируется партнёрами исходя из своих хозяйственных потребностей. В составе реестра электронных документов могут быть как структурированные, так и неструктурированные документы. Партнёры могут совместно разработать структуры электронных документов и включить эти структуры в свои договоры.

По структурированным документам есть единая, утверждённая ИФНС, структура для УПД и УКД.

Крупные спецоператоры имеют в своём арсенале сервисов набор собственных структурированных документов и если партнёры обслуживаются у одного-и-того-же спецоператора, то эти внутренние структурированные документы доступны для работы. Сложности могут возникнуть при работе через разных спецоператоров; в этом случае обмен может не состояться, либо будет воспринят принимающей стороной как неструктурированный документ.

Теперь рассмотрим ещё один важный вопрос, касающийся полноты электронного документа.

При работе, с электронным документом производится постоянное наполнение данными, а именно:

Мы отправляем наш электронный документ с нашей электронной подписью через нашего специального оператора.

Мы получаем от нашего спецоператора электронное подтверждение (квитанцию) о том, что документ получен.

Наш спецоператор передаёт документ в сторону нашего контрагента и об этом он тоже выдаёт электронное подтверждение.

Если наш контрагент обслуживается у другого спецоператора, то мы получаем от другого спецоператора подтверждение в получении нашего документа.

При передаче нашего документа контрагенту спецоператор отправляет нам соответствущее электронное подтверждение, что документ передан.

Наш контрагент подписывает электронный документ своей ЭЦП и спецоператор передаёт нам титул покупателя с электронной подписью покупателя (два файла). На обратном пути к нам, добавляются дополнительные служебные файлы.

Каждое описанное действие с документом добавляет информацию в виде служебных файлов. Давайте посчитаем сколько добавилось файлов. Как минимум пакет из файлов будет содержать 14 файлов (7 штук документов и 7 штук электронных подписей на эти документы).

Получается пакет файлов (основной и вспомогательные). Вот этот полный пакет нам и нужно хранить весь предусмотренный законом срок.

Каждый файл в пакете подтверждает, что документооборот электронными юридически значимыми документами - состоялся и прошёл все нужные стадии. К счастью для нас - объём памяти, занимаемый пакетом файлов не существенный, и не нагрузит дисковую систему наших серверов.  

5.    Состав электронного юридически значимого документа, его обработка и хранение

Как уже говорилось выше: электронным юридически значимым документом является файл, который подписан вашей электронной подписью. Все проверяющие будут проверять именно те файлы, которые подписаны электронной подписью, потому что в законе об электронной подписи так и написано: “...электронный документ, подписанный электронной подписью, приравнивается к бумажному документу, подписанному собственноручно…”. Т.е. никакие файлы с визуализацией, построенной на основании файлов XML, или подобных, не могут рассматриваться проверяющими как юридически значимые. И это справедливо, т.к. при преобразовании структурированных файлов теряется юридическая значимость документа (потому что вы подписали XML, а не PDF), строго говоря документ уже другой, а также очень часто при преобразовании упускаются юридически значимые детали. Например, не указываются области полномочий и статусы подписантов и т.п.

Кроме основного документа всегда будет комплект из вспомогательных документов, которые возникают в процессе обработки электронного документа на стороне специального оператора и на стороне контрагента. Каждый вспомогательный документ подписывается электронной подписью ответственного исполнителя. Т.е. в пакете файлов будет находиться не только две подписи покупателя и продавца, но и электронные подписи сотрудников со стороны специальных операторов.

Если вы выступаете как отправитель документа, то для вашей электронной подписи будет использован раздел документа “Титул отправителя”, а если вы выступаете в качестве получателя, то для вашей электронной подписи будет сформирован файл с титулом получателя (покупателя).

Разделение титулов получателя и отправителя нужно для обеспечения целостности, юридической значимости и достоверности документа. К вам поступает документ подписанный электронной подписью и задача состоит в том, чтобы поступивший документ остался в том виде в котором он был получен (именно он юридически значимый: см.выше). Поэтому для фиксации факта подписи получателя, в системе создаётся отдельный файл, в котором содержится информация о подписанте со стороны получателя. Этот файл называется “Титул получателя (Титул покупателя)”. Именно этот файл, в комплекте с электронной подписью получателя, даёт юридическую значимость подписи получателя, а также подтверждает, что документ подписан всеми сторонами.

Хранить юридически значимые электронные документы нужно в составе тех пакетов файлов, которые сформировались в процессе пересылки и обработки электронного документа.

Ещё раз обозначим состав пакета:

Электронный документ с электронной подписью отправителя.

Электронные квитанции и уведомления специальных операторов с электронной подписью со стороны исполнителей специального оператора.

Титул получателя (покупателя) с электронной подписью получателя (покупателя).

Современные технологии продолжают менять нашу жизнь. Не всегда эти изменения несут облегчение, но если знать, как работает система внутри, то всегда возникает понимание как использовать нововведения с пользой для бизнеса.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Денис Макушев