Содержание:
2. Порядок согласования договоров в 1С: Документооборот 3.0
3. Практический пример согласования договора в конфигурации 1С: Документооборот
1. Преимущества электронных документов
Индустрия 4.0 внесла существенные изменения не только в повседневную жизнь обычного человека, но и в глобальные трансформационные подходы организации бизнеса.
Электронная подпись и электронные документы стали нормой при заключении сделок и соглашений. Сегодня мы рассмотрим процесс согласования договоров в электронном виде и его преимущества.
Согласование договоров в электронном виде – это процесс, при котором все этапы подготовки, редактирования и утверждения документа осуществляются с помощью специальных инструментов. Этот способ работы значительно упрощает и ускоряет процесс выполнения сделок, увеличиваю конверсию обоих участников, поскольку сокращается процесс на передачу бумажных версий и согласование изменений.
Одним из основных преимуществ согласования договоров в электронном виде является уменьшение риска возникновения ошибок и упущений. Современные информационные системы и сервис автоматически контролируют соответствие версий документа, отслеживают изменения и вносят записи об изменения в технические протоколы работы системы и/или журналы событий. Еще одним важным аспектом является сохранность информации. В электронной системе все версии документов хранятся в безопасном пространстве, будь то облако или собственные инфраструктурные мощности, и могут быть легко восстановлены в случае утраты. Также благодаря электронной подписи невозможно подделать или изменить подписанный договор без нарушения целостности электронного документа, что, в свою очередь, значительно снижет степень риска фальсификации документов.
Кроме того, электронное согласование договоров позволяет значительно сэкономить время и ресурсы компании. Процесс заключения сделок становится более прозрачным и эффективным, что способствует увеличению производительности и сокращению затрат.
2. Порядок согласования договоров в 1С: Документооборот 3.0
Программный продукт 1С: Документооборот 3.0 (далее - ДО) имеет достаточно широкий набор инструментов по ведению учета договоров. Уникальность данной конфигурации заключается в ее гибкой настройке. Так, например, при переходе и/или внедрении ДО, можно конфигурировать систему таким образом, чтобы вести договорную работу в электронном формате и параллельно вносит имеющиеся договоры в бумажном и/или электронном виде без остановки процесса.
Одной из особенностей конфигурации 1С: Документооборот 3.0 от 2.1 является наличие собственного маршрута обработки у каждого видового документа и разработке правил обработки документа соответственно.
Например, в системе может быть один вид документа «Договор», имеющий несколько тематик и в зависимости от каждой тематики будут различные действия и маршруты его обработки. Стоит отметить, что настройка для каждого из условий применяется прямо в настройке карточки документа в 1С, которую посредством механизмов ДО можно скопировать и применить в другом документе.
Согласно методологии документационного обеспечения управленческой деятельности, порядок согласования может быть осуществлен с применением информационно-телекоммуникационных средств, одним из которых является согласование документов с использованием режима замечаний текстовых редакторов. ДО уже имеет в своем типовом функционале такую возможность. Для этого достаточно в правилах обработки документа для действия «Согласование» в чек-боксе проставить значение (Рисунок 1).
Рисунок 1. Проставить значение
Благодаря данной настройке у пользователей в задаче будет видоизменный интерфейс согласования документа (Рисунок 2), в котором можно будет указать замечание по конкретному фрагменту документа.
Рисунок 2. Интерфейс согласования документа
Процесс согласования в ДО может быть с учетом условий, например, договор больше определённой суммы должен быть согласован дополнительно с юридической службой или договор полученный по ЭДО должен быть сначала подписан усиленной электронной подписью директора в ДО.
Данные условия могут быть определенны при настройке правил в отдельной графе «Условия» (Рисунок 3), либо путем добавления блоков при модификации схемы обработки.
Рисунок 3. Условия
Если в структуре обработки документа присутствует этап согласования внесенных изменений с контрагентом, то прямо из ДО можно сохранить документ с внесенными замечаниями в текстовом формате, при этом в самом замечании будет прописан сотрудник, его должность из ДО и текст внесенного им замечания (Рисунок 4).
Рисунок 4. В замечании будет прописан сотрудник, его должность из ДО и текст внесенного им замечания
3. Практический пример согласования договора в конфигурации 1С: Документооборот
Рассмотрим следующий пример:
1. Необходимо в системе создать новый вид документа «Договор» с учетом следующих тематик:
· Аренда.
· ГПХ.
· Купли-продажи.
· Поставки оборудования.
2. Для всех договоров, за исключением договоров ГПХ, сумма которых превышает 1 000 000,00₽ необходимо дополнительно согласовывать с юридической службой.
3. Договор должен быть подписан генеральным директором усиленной квалифицированной подписью.
Начнем с создания новой карточки вида документа «Договор» и заполнения необходимых реквизитов. Для создания нового вида документа необходимо в разделе «НСИ» перейти по ссылке «Виды документов». В отрывшейся форме списка видов документов нажать на кнопку «Создать».
На форме элемента раздела «Основное» заполним необходимые для решения задачи поля (Рисунок 5)
Рисунок 5. Заполним необходимые для решения задачи поля
Далее перейдем на вкладку «Тематики» и создадим нужные элементы (Рисунок 6).
Рисунок 6. Создадим нужные элементы
Далее перейдем на вкладку «Настройки обработки». Добавим новую настройку и подберем нужное действие «Согласование» и назовём задачу «Согласование документа», аналогично для действия «Подписание» создадим задачу «Подписать документ» (Рисунок 7).
Рисунок 7. Создадим задачу «Подписать документ»
Далее перейдем в настройку правил обработки документа. Поскольку в условии не говорится о лицах, участвующих в согласовании, то определим самостоятельно, что договор будет согласовывать заместитель директора, главный бухгалтер и юрист при наступлении ранее оговоренного условия.
В форме для действия «Согласовать» выберем необходимых участников.
Обязательно отметим значение «Согласование в режиме замечаний» (Рисунок 8).
Рисунок 8. Отметим значение «Согласование в режиме замечаний»
В строке для участника «Р_Юрист» выберем условия выполнения данного этапа. По умолчанию в системе не предусмотрен алгоритм проверки, удовлетворяющий условиям задачи, поэтому создадим новый. Для это в окне справочника «Алгоритмы проверки» нажмите кнопку «Создать» (Рисунок 9)
Рисунок 9. В окне справочника «Алгоритмы проверки» нажмите кнопку «Создать»
В форме элемента (Рисунок 10) в поле наименование укажем «Договоры больше 1 млн». В табличное поле с условиями добавим правило:
• Поле – Ссылка.Сумма
• Вид сравнения – больше или равно:
• Значение – 1 000 000,00
Рисунок 10. В табличное поле с условиями добавим правило
Нажмем кнопку «Записать и закрыть», выберем данное условие и нажмем кнопку готово в карточке действия «Согласовать документ» (Рисунок 11).
Рисунок 11. Нажмем кнопку готово в карточке действия «Согласовать документ»
Далее по условию следует этап подписания генеральным директором. Обратите внимание на то, что директор должен пописать не простой электронной подписью, а усиленной квалифицированной. Система 1С: Документооборот 3.0, благодаря свей гибкой настройке позволяет настраивать виды используемых подписей на различных этапах обработки. Настроим действие «Подписание документа» в графе «Участники» укажем руководителя организации и в нижнем правом углу в поле «Способ подписания» укажем значение «Усиленная ЭП» (Рисунок 12). Данный способ и будет решением нужной задачи, который очередной раз подтверждает о наличии широких возможностей типового функционала системы без дополнительной доработки.
Рисунок 12. Способ подписания
Нажмем кнопку готово. Далее закроем форму «Правила обработки» и вернемся в раздел «Настройки обработки».
Создадим документ договор аренды и проверим корректность проведённой настройки по согласованию договора. Заполним учетные данные договора на форме и для начала укажем сумму договора 900 000,00 (Рисунок 13).
Рисунок 13. Заполним учетные данные договора на форме
Перейдем на вкладку обработку и убедимся в корректности заполнения согласующих (Рисунок 14).
Рисунок 14. Убедимся в корректности заполнения согласующих
Сумма договора меньше 1 000 000,00, соответственно договор согласовывается только с заместителем или в нашем случае с коммерческим директором. Вернемся на вкладку «Реквизиты» и изменим сумму документа на 90 000 000,00, после чего вернемся на вкладку «Обработка» и через команду «Еще» воспользуемся функцией «Заполнить» и видим, что добивалась строка согласования с Р_Юрист, поскольку сумма договора теперь превышает 1 000 000,00 (Рисунок 15).
Рисунок 15. Строка согласования с Р_Юрист
Таким образом, согласование договоров в электронном виде – это современный и надежный способ работы, который помогает компаниям улучшить эффективность своей деятельности и сэкономить время и ресурсы. Внедрение такой практики поможет вашей компании быть на шаг впереди конкурентов и успешно развиваться в условиях быстро меняющегося рынка.
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Антон Максимкин
