Содержание:
2. Настройки для обмена электронными документами с контрагентами
3. Процесс обмена электронными документами в конфигурации 1С: Документооборот холдинга
4. Контроль статусов и уведомления, преимущества использования 1С: Документооборот холдинга для ЭДО
Программный продукт «1С: Документооборот холдинга» — это специализированное программное обеспечение для автоматизации управления документами и бизнес-процессами в крупных организациях и холдингах.
Основные функции «1С: Документооборот холдинга» включают:
• Создание и управление документами: Удобные инструменты для создания, редактирования, согласования и хранения документов;
• Интеграция с операторами 1С ЭДО: Поддержка обмена документами с внешними контрагентами через различных операторов электронного документооборота;
• Автоматизация процессов: Возможность настройки маршрутов согласования и автоматического выполнения задач;
• Контроль и аналитика: Мониторинг статусов документов и получение отчётов о документообороте.
Контрагенты — это юридические или физические лица, с которыми организация вступает в договорные и деловые отношения.
1. Функционал 1С: Документооборот холдинга для ЭДО
Конфигурация «1С: Документооборот холдинга» предоставляет широкий набор инструментов для организации электронного обмена документами, среди которых следующие функциональные возможности:
• Интеграция с операторами 1С ЭДО: поддержка различных операторов для отправки и получения электронных документов;
• Автоматизация процессов: создание и отправка документов с минимальным участием пользователя;
• Контроль статусов: отслеживание этапов прохождения документов и уведомления о смене их статусов;
• Безопасность: использование электронной подписи для обеспечения юридической значимости документов.
Панель с настройками электронного документооборота для конфигурации 1С: Документооборот холдинга представлена на изображении далее:
Панель с настройками электронного документооборота
2. Настройки для обмена электронными документами с контрагентами
Рассмотрим план, по которому происходит настройка обмена с контрагентами внутри конфигурации 1С: Документооборот холдинга:
1. Подключение к оператору 1С ЭДО. Первым шагом является подключение к оператору электронного документооборота. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
• Войти в раздел «Настройки» и выбрать «Подключение к оператору 1С ЭДО»;
• Указать данные для подключения, предоставленные оператором (логин, пароль, адрес сервиса).
При этом, это действие можно выполнить при помощи следующего программного кода:
«НастройкиСоединения = Новый Структура();
НастройкиСоединения.Вставить("Адрес", "https://operator-edo.ru/api/");
НастройкиСоединения.Вставить("Логин", "user");
НастройкиСоединения.Вставить("Пароль", "password");
Соединение = Новый HTTPСоединение(НастройкиСоединения);»
Это продемонстрировано на изображении с примером здесь:
Подключение к оператору электронного документооборота
2. Настройка шаблонов документов 1С. Для автоматизации создания документов необходимо настроить шаблоны, для этого:
• Перейти в раздел «Шаблоны документов 1С»;
• Создать новый шаблон или отредактировать существующий, указав необходимые поля и параметры.
Перечень по обменной документации выглядит следующим образом:
Перечень по обменной документации
А готовые для ЭДО документы отображаются так:
Готовые для ЭДО документы
3. Настройка маршрутов согласования. Настроить маршруты согласования для различных типов документов при помощи следующих действий:
• В разделе «Маршруты» создать новый маршрут или отредактируйте существующий;
• Определить этапы согласования и ответственных лиц.
3. Процесс обмена электронными документами в конфигурации 1С: Документооборот холдинга
Рассмотрим этапы, самого обмена электронной документацией с контрагентами:
1. Создание и отправка документа. Создание и отправка документа осуществляется следующим образом:
• Нужно перейти на вкладку «Документы» и выбрать «Создать новый документ»;
• Заполнить необходимые поля, выбрать шаблон и маршрут согласования;
• Подписать документ электронной подписью и отправить его контрагенту. При этом, оформление электронной подписи для каждого документа выглядит так, как представлено ниже:
Оформление электронной подписи для каждого документа
2. Получение и обработка документа. При получении документа от контрагента:
• Документ автоматически появляется в системе и проходит проверку электронной подписи;
• Уведомление о получении документа отправляется ответственному лицу, оно будет выглядеть так, как представлено на скриншоте с примером далее:
Уведомление о получении документа отправляется ответственному лицу
4. Контроль статусов и уведомления, преимущества использования 1С: Документооборот холдинга для ЭДО
Система «1С: Документооборот холдинга» позволяет контролировать статусы документов и получать уведомления о любых изменениях, а именно:
• Для раздела «Документы» можно увидеть текущий статус каждого документа (отправлен, получен, на согласовании и т.д.);
• Возможность настроить уведомления для ответственных лиц о смене статусов документов.
Рассмотрим, почему именно конфигурация 1С: Документооборот холдинга подходит для электронного документооборота:
• Удобство и эффективность. Автоматизация процессов создания, отправки и получения документов значительно упрощает работу и экономит время сотрудников;
• Юридическая значимость и безопасность. Использование электронной подписи гарантирует юридическую значимость документов, а защита данных обеспечивает безопасность обмена;
• Снижение рисков ошибок. Автоматизация и стандартизация процессов снижает вероятность ошибок при работе с документами.
Выводы:
Электронный документооборот внутри системы «1С: Документооборот холдинга» делает значительно проще процесс обмена документами с контрагентами, повышает его надёжность и прозрачность. Из-за интеграции с операторами 1С ЭДО, автоматизации процессов и возможности контроля статусов документов, компании могут значительно сократить время на обработку документов и избежать ошибок. Использование системы «1С: Документооборот холдинга» позволяет не только оптимизировать внутренние процессы, но и обеспечивать высокий уровень взаимодействия с внешними контрагентами, что является важным фактором для успешного ведения бизнеса в современных условиях.
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Лев Туренко
